IT ขับเคลื่อนลอจิสติกส์

บทบาทของ IT ในระบบลอจิสติกส์มี 2 องค์ประกอบสำคัญคือ Physical Flow ในส่ววนของวัตุดิบ/ผลิตภัณฑ์ และ Information Flow ภายในระบบที่เกิดคู่กับการดำเนินการกิจกรรมต่างๆ ในระบบลอจิสติกส์ ให้มีการทำงานที่ประสานกันอย่างเหมาะสม

Information ในระบบลอจิสติกส์เป็นสิ่งที่ประสานการปฏิบัติงานใน Inbound Logistics และในส่วน Outbound Logistics จากแหล่งกำเนิดวัตถุดิบไปลูกค้าขององค์กร

ลักษณะข้อมูลสารสนเทศ
1. Economical – มีต้นทุนที่ประหยัด
2. Relevant – มีความเกี่ยวข้องกับสิ่งที่พิจารณา
3. Accuracy – มีความถูกต้องแม่นยำ
4. Completeness – มีความครบถ้วนสมบูรณ์
5. Current – ทันสมัยต่อสถานการณ์

ซึ่งลักษณะดังกล่าวนี้จะเกิดขึ้นได้ต้องอาศัยเทคโนโลยีข้อมูลสารสนเทศ (IT) ที่มีประสิทธิภาพ ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีเหล่านี้ในปัจจุบันทำให้มีต้นทุน IT ที่ต่ำลง ส่งผลให้ระบบลอจิสติกส์เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่เพิ่มขึ้น

การใช้เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูล และมีระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพที่ส่งผลที่สำคัญ ต่อการสนับสนุนการดำเนินการปฏิบัติงานในกิจกรรมต่างๆ ของ Order Cycle ซึ่งมีผลต่อการบริการลูกค้าขององค์กร

การใช้เทคโนโลยีดังกล่าวอยู่ในรูปแบบของ EDI- Electronic Data Interchange ในการส่งผ่านข้อมูลในการทำงาน ทำให้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพด้านเวลา ในการปฏิบัติงานในกิจกรรมต่างๆ ได้

EDI- Electronic Data Interchange คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจ ระหว่างบริษัทคู่ค้า ในรูปแบบมาตรฐานสากลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง ซึ่งมีองค์ประกอบที่สำคัญ 2 ส่วน คือ

1. การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทนกระดาษ
2. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากล
จากสองปัจจัยนี้ทำให้ทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก

คุณลักษณะสำคัญของ EDI คือ
1. มีโครงสร้างที่แน่นอนระหว่างผู้ส่งและผู้รับ สามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้ทันที เช่น นำเข้าฐานข้อมู, พิมพ์ออกกระดาษ โดยไม่ต้องใช้บุคลากรพิมพ์ลงระบบ และลดการทำงานที่ผิดพลาดได้
2. การใช้รหัสแทนข้อมูล เช่น รหัสสากลของ EAN-13, ITF-14, UPC เป็นต้น เพื่อเป็นการลดปริมาณข้อมูลในการส่งข้อมูลและทำให้เวลาในการส่งสั้นลง
3.มาตรฐานข้อมูล มีการกำหนดมาตรฐานเอกสาร EDI จะมีการกำหนดรูปแบบของโครงสร้่าง และมีคำแนะนำในการออกแบบเอกสารประเภทต่างๆ
4. การแลกเปลี่ยนระบบงานระหว่างคอมพิวเตอร์โดยตรง ทำให้เกิดความสะดวกต่อองค์กร เพราะไม่ต้องปรับเปลี่ยนระบบฐานข้อมูลเดิมขององค์กร ส่งข้อมูลได้อย่้างรวดเร็ว ค่าใช้จ่ายที่ลดลง ประหยัดทรัพยากร เช่นกระดาษเอกสาร หรือใช้คนจำนวนมากมาดูแลจัดการข้อมูล การตรวจสอบเอกสาร