การระบุความเสี่ยง

 เป็นกระบวนการของการกระทำความเข้าใจที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้นในโครงการ และความรุนแรงของความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น การระบุความเสี่ยงเป็นการหาความเสี่ยงซึ่งมีโอกาสจะมีผลกระทบต่อโครงการ และการบันทึกเป็นเอกสารไว้ การระบุความเสี่ยงควรจะทำทั้งความเสี่ยงภายในและความเสี่ยงภายนอกโครงการ ความเสี่ยงภายในโครงการเป็นสิ่งที่ทีมงานโครงการสามารถควบคุมได้ เช่นการมอบหมายงานให้กับพนักงานการประมาณราคา ความเสี่ยงภายนอกโครงการเป็นสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของทีมงานโครงการ เช่นการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจการกระทำของรัฐบาลเป็นต้น


ข้อมูลที่ใช้สำหรับการระบุความเสี่ยง ได้แก่
1. แผนการจัดการความเสี่ยง
2. ผลลัพธ์ของการวางแผนโครงการการระบุความเสี่ยงต้องเข้าในวัตถุประสงค์เป้าหมาย ขอบเขต และวัตถุประสงค์ของเจ้าของโครงการหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ผลลัพธ์ของกระบวนการ ควรจะมีการทบทวนเพื่อระบุความเสี่ยงตลอดกระบวนการของโครงการ ผลลัพธ์ของกระบวนการ ได้แก่ สมาชิกของโครงการ โครงสร้างงานแผนงานและการประมาณราคา แผนการจัดซื้อจัดหาวัสดุอุปกรณ์
3. ประเภทของความเสี่ยง ปัจจัยความเสี่ยงซึ่งมีผลกระทบต่อโครงการจะถูกระบุและจัดกลุ่มเป็น 2 ประเภทหลักคือ   
    3.1. ความเสี่ยงภายในโครงการ ได้แก่ ความเสี่ยงเกี่ยวกับสัญญา ความเสี่ยงเกี่ยวกับแบบก่อสร้าง ความเสี่ยงฝ่ายเจ้าของ ความเสี่ยงฝ่ายที่ปรึกษา และความเสี่ยงฝ่ายผู้รับเหมา เป็นต้น
    3.2. ความเสี่ยงภายนอกโครงการ ได้แก่ ด้านการเงินและเศรษฐกิจ การเมือง กฎหมาย สภาพดินฟ้าอากาศเหตุสุดวิสัย เป็นต้น
4. ข้อมูลในอดีต ได้แก่
    4.1. ข้อมูลในอดีตจากโครงการที่ผ่านมาสามารถดูได้จากแฟ้มของโครงการ ซึ่งเป็นที่เก็บบันทึกผลของโครงการที่ผ่านมา ซึ่งสามารถใช้ระบุความเสี่ยงบันทึกดังกล่าว ได้แก่ รายงานของโครงการ หรือแผนการตอบสนองความเสี่ยง รวมทั้งบทเรียนในอดีตขององค์กร ซึ่งอธิบายปัญหาและวิธีแก้ไข หรือประสบการณ์ของผู้เกี่ยวข้องในโครงการ
    4.2. ข้อมูลจากสิ่งพิมพ์ ได้แก่ ฐานข้อมูลทางการค้า ข้อมูลจากสถาบัน การศึกษา และรายงานการวิจัยที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความเสี่ยง (สงวน ช้างฉัตร, 2547)

    การระบุเหตุการณ์ (event Identification) จากการพิจารณายุทธศาสตร์เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของสำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการรวมทั้งปัจจัยภายในและภายนอก สำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการได้กำหนดความเสี่ยงให้ครอบคลุมความเสี่ยงทุกประเภท ซึ่งจำแนกไว้ 4 ประเภท (กระทรวงศึกษาธิการ, สำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ, 2550) ดังนี้
   1. ความเสี่ยงด้านกลยุทธ์ (strategic risk)
   2. ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติงาน (operational risk)
   3. ความเสี่ยงด้านการเงิน (financial risk)
   4. ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (compliance risk)

     จากการกำหนดความเสี่ยงของสำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการทั้ง 4 ด้านได้นำความเสี่ยงต่าง ๆ มาวิเคราะห์และระบุปัจจัยเสี่ยงได้ข้อสรุปเรียงลำดับ ดังนี้
1. ความเสี่ยงด้านกลยุทธ์ (strategic risk)
    S 1 ผลงานวิจัยไม่ได้ถูกนำมาใช้ประโยชน์อย่างเป็นรูปธรรม
    S 2 นโยบายเปลี่ยนแปลงตามผู้บริหารที่เปลี่ยนบ่อย
    S 3 โครงสร้างองค์กรใหม่ขาดความเป็นเอกภาพ
2. ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติงาน (operational risk)
    O1 การปฏิบัติงานในพื้นที่เสี่ยงภัย
    O2 ขั้นตอนการปฏิบัติงานเพิ่มมากขึ้น
    O3 ขาดการพัฒนาตนเอง
    O4 ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในการปฏิบัติงานไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร
    O5 ขาดผู้เชี่ยวชาญในการกำหนด TOR ทำให้การดำเนินการไม่เป็นไปตามแผน
    O6 การประสานงานระหว่างหน่วยงานในสังกัด สป. ขาดความคล่องตัว
    O7 การเชื่อมโยงระบบเครือข่ายขาดประสิทธิภาพ
    O8 ขาดความเข้มงวดในการรักษาความปลอดภัยของอาคารสถานที่
    O9 การจัดซื้อจัดจ้างล่าช้า
    O10 ขาดการบริหารสัญญาที่ดี
    O11 บุคลากรขาดความชำนาญเฉพาะด้าน
    O12 ขาดที่ปรึกษาเฉพาะด้าน
3. ความเสี่ยงด้านการเงิน (financial risk)
    F1 การเบิกจ่ายเงินงบประมาณไม่ทันในปีงบประมาณ (งบประมาณถูกพับไป)
    F2 การพัฒนาระบบ GFMIS ยังไม่สมบูรณ์
    F3 ได้รับเงินงบประมาณไม่เพียงพอ
    F4 การใช้จ่ายเงินงบประมาณผิดประเภท/วัตถุประสงค์
    F5 ระบบการจัดซื้อจัดจ้างด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่สามารถป้องกันการสมยอมกันระหว่างผู้ขาย/ผู้รับจ้าง
    F6 ความผิดพลาดในการอนุมัติวงเงินเกินอำนาจ
    F7 ขาดความร่วมมือจากหน่วยงานในการจัดส่งรายงานการใช้จ่ายเงินงบประมาณอย่างสม่ำเสมอ
    F8 ทรัพย์สินของทางราชการสูญหาย
4. ความเสี่ยงด้านกฎระเบียบ (compliance risk)
    C1 ขาดการกำกับ ควบคุม การนำซอฟต์แวร์มาใช้
    C2 ขาดความรู้ความเข้าใจในเรื่องกฎ ระเบียบ
    C3 ขาดการกำกับ ควบคุมการปฏิบัติตามระเบียบพัสดุ

    สำหรับการระบุความเสี่ยงของสำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทยนั้น หมายถึง เหตุการณ์ หรือ การกระทำใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ที่ไม่แน่นอน และจะส่งผลกระทบหรือสร้างความเสียหาย (อาจเป็นตัวเงินหรือไม่เป็นตัวเงิน) หรือก่อให้เกิดความล้มเหลว หรือโอกาสที่จะบรรลุเป้าหมายตามแผนการปฏิบัติราชการ 4 ปี (พ.ศ. 2548-2551) ของสำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย ทั้งในระดับหน่วยงาน โครงการ/กิจกรรม และในระดับองค์กร ทั้งนี้สามารถจำแนกความเสี่ยงได้เป็น 4 ลักษณะ ดังนี้
1. Strategic Risk ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องในระดับยุทธศาสตร์ เช่น การเมือง เศรษฐกิจ กฎหมาย ตลาด ภาพลักษณ์ ผู้นำ ชื่อเสียง ลูกค้า เป็นต้น
2. Operational Risk ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องในระดับปฏิบัติการ เช่น กระบวนการทางเทคโนโลยี และคนในองค์กร เป็นต้น
3. Financial Risk ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเงิน เช่น ข้อมูลเอกสารหลักฐานทางการเงิน และการรายงานทางการเงินบัญชี เป็นต้น
4. Hazard Risk ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับด้านปลอดภัยจากอันตรายต่อชีวิตและทรัพย์สิน เช่น การสูญเสียทางชีวิตและทรัพย์สินจากภัยพิบัติทางธรรมชาติ การก่อการร้าย อุบัติเหตุ หรือสถานการณ์ที่อยู่นอกเหนือการควบคุม เป็นต้น

    การระบุความเสี่ยงเป็นกระบวนการที่ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน ร่วมกันระบุความเสี่ยงและปัจจัยเสี่ยง ที่เกี่ยวข้อง โครงการ/กิจกรรม เพื่อให้ทราบถึงเหตุการณ์ที่เป็นความเสี่ยง ที่อาจมีผลกระทบต่อการบรรลุสำเร็จตามวัตถุประสงค์ โดยต้องคำนึงถึง
1. สภาพแวดล้อมภายนอกหน่วยงานและกระทรวงมหาดไทย ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วยงานและกระทรวงมหาดไทย เช่น นโยบายภาครัฐ กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ
2. สภาพแวดล้อมภายในหน่วยงานและกระทรวงมหาดไทย เช่น รูปแบบการบริหารสั่งการ การมอบหมายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ โครงสร้างองค์กร ระเบียบข้อบังคับภายใน

    วิธีการและเทคนิคการระบุความเสี่ยง มีหลายวิธีซึ่งแต่ละหน่วยงานอาจเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสม ดังนี้
1. การระบุความเสี่ยงโดยการรวมกลุ่มระดมสมอง เพื่อให้ได้ความเสี่ยงที่หลากหลาย
2. การระบุความเสี่ยงโดยการใช้ checklist ในกรณีที่มีข้อจำกัดด้านงบประมาณและทรัพยากร
3. การระบุความเสี่ยงโดยการวิเคราะห์สถานการณ์จากการตั้งคำถาม “what-if”
4. การระบุความเสี่ยงโดยการวิเคราะห์ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ในแต่ละขั้นตอนที่สำคัญ     กล่าวโดยสรุป ความเสี่ยงมีสาเหตุมาจากปัจจัยทั้งภายในและภายนอก ปัจจัยเหล่านี้จะส่งผลกระทบต่อวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน ในการระบุปัจจัยเสี่ยง จะต้องพิจารณาโดยคำนึงว่ามีเหตุการณ์หรือกิจกรรมใดของกระบวนการที่อาจก่อให้เกิดความผิดพลาดเสียหาย ทำให้ไม่บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ควรประกอบด้วยความเสี่ยงที่ครอบคลุมในด้านต่าง ๆ ดังนี้
1. ความเสี่ยงด้านงบการเงินและงบประมาณ
2. ความเสี่ยงด้านกลยุทธ์
3. ความเสี่ยงด้านนโยบาย
4. ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติงาน
5. ความเสี่ยงจากเหตุการณ์ภายนอก

    หน่วยงานสามารถที่จะพิจารณาความเสี่ยงหรือปัจจัยเสี่ยง และโอกาสทั้งหมดที่เป็นไปได้ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์กร แผนงาน/งาน/โครงการ/กิจกรรม หรือตัวชี้วัด ด้วยเครื่องมือต่าง ๆ เช่น มาจากการประชุมปรึกษาหารือร่วมกันของคณะกรรมการหรือคณะทำงาน หรือจากการระดมความคิดของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง จากการตรวจสอบหรือตรวจติดตาม การวิเคราะห์ SWOT การสัมภาษณ์หรือแบบสอบถาม เป็นต้น และหากพบว่ามีความเสี่ยงหรือปัจจัยเสี่ยงเป็นจำนวนมากหรือมีความซ้ำซ้อนกัน ควรพิจารณาจัดทำหมวดหมู่ของความเสี่ยงหรือปัจจัยเสี่ยงเพื่อความสะดวกในการดำเนินการบริหารจัดการต่อไป